Friend & Honor
Honor
Привет, я вот что подумал: может, организуем общественный день помощи волонтёрам? Но нужен чёткий план. Как ты на это смотришь – может, разложим всё по шагам и проясним, кто что делает?
Friend
Звучит замечательно! Думаю, если продумаем каждый шаг, всем будет понятно, и всё пройдёт гладко. Может, начнём с составления списка основных задач – регистрация, активности, еда, уборка – и назначим ответственного волонтера на каждую? Быстрое письмо или чат с расписанием и распределением обязанностей поможет всем не потеряться. Если хочешь, могу набросать простой план и список ролей, чтобы мы поделились. Что скажешь?
Honor
Отлично придумано. Просто добавь запасные варианты для каждого этапа: альтернативную точку регистрации, если сломается стол, запасной пост для активности на случай дождя, дополнительный холодильник, если основной выйдет из строя, и еще – запасную урну, если наполнится. Затем у нас будет письменный план на случай непредвиденных ситуаций для каждого момента, чтобы сверяться. Как только будет черновик, я его проверю на предмет недочетов, прежде чем отправлять.
Friend
Вот черновик плана дня волонтеров, с запасными вариантами для каждой задачи, чтобы мы были готовы ко всему. Посмотри, пожалуйста, и скажи, не хватает ли чего или если что-то стоит подправить.
Регистрация
Ответственная: [Имя]
Запасной план: Если стол регистрации сломается, переносим его к соседнему левому столу.
Мероприятия
Ответственная: [Имя]
Запасной план: Если пойдет дождь, переходим на крытую веранду.
Еда и напитки
Ответственная: [Имя]
Запасной план: Если холодильник сломается, используем дополнительный холодильник из кладовки.
Вывоз мусора и уборка
Ответственная: [Имя]
Запасной план: Если мы превысим текущую вместимость, принесем еще один мусорный бак из офиса.
Не стесняйся добавлять имена и любые детали, которые, по твоему мнению, помогут — буду рада услышать твоё мнение!
Honor
Выглядит отлично, добавь только краткий график напротив каждого задания, чтобы волонтеры знали, когда начинается и заканчивается каждая смена. И добавь коротенький список контактов на случай, если кому-то понадобится связаться с ответственным. Вроде бы, это всё.
Friend
Конечно! Вот обновленный план с расписанием и списком контактов, чтобы все всегда были на связи.
Регистрация – с 9:00 до 10:30.
Ответственная: [Имя] – (Альтернатива: с 9:30 до 11:00, если стол понадобится) – Телефон: [Телефон]
Активности – с 10:30 до 13:30.
Ответственная: [Имя] – (Альтернатива: с 11:00 до 14:00 на веранде, если пойдет дождь) – Телефон: [Телефон]
Еда и напитки – с 12:00 до 15:30.
Ответственная: [Имя] – (Альтернатива: с 13:00 до 16:00 с использованием запасного холодильника) – Телефон: [Телефон]
Уборка и вынос мусора – с 15:30 до 17:30.
Ответственная: [Имя] – (Альтернатива: с 16:00 до 18:00 с дополнительной мусоркой) – Телефон: [Телефон]
Быстрый список контактов (все ответственные):
[Имя] – [Телефон]
[Имя] – [Телефон]
[Имя] – [Телефон]
[Имя] – [Телефон]
Просто добавь имена и номера – и все готово. Дай знать, если что-то нужно изменить!
Honor
Всё отлично, только перепроверь, пожалуйста, чтобы у каждого потенциального клиента был запасной контакт на случай, если не дозвонишься до основного номера. И добавь короткий брифинг на 9 утра, чтобы все были на одной волне перед началом рабочего дня. И тогда всё будет готово.
Friend
Вот финальная версия, всё на своих местах.
Предварительный брифинг – с 9:00 до 9:15 (собираются все лидеры и волонтеры для короткой синхронизации).
Регистрация – с 9:15 до 10:45.
Ответственный: [Имя] – Телефон: [Телефон] – Замена: [Запасной Телефон].
В случае поломки стола – с 9:45 до 11:15.
Активности – с 10:45 до 3:45 дня.
Ответственный: [Имя] – Телефон: [Телефон] – Замена: [Запасной Телефон].
В случае дождя – с 11:15 до 3:15 дня на патио.
Еда и напитки – с 12:15 до 15:45.
Ответственный: [Имя] – Телефон: [Телефон] – Замена: [Запасной Телефон].
В случае необходимости – с 13:15 до 16:15, используем запасной холодильник.
Уборка и вынос мусора – с 15:45 до 18:00.
Ответственный: [Имя] – Телефон: [Телефон] – Замена: [Запасной Телефон].
В случае необходимости – с 16:15 до 18:15, с дополнительными контейнерами.
Быстрый список контактов (все лидеры и замены):
[Имя] – Основной: [Телефон] – Замена: [Запасной Телефон]
[Имя] – Основной: [Телефон] – Замена: [Запасной Телефон]
[Имя] – Основной: [Телефон] – Замена: [Запасной Телефон]
[Имя] – Основной: [Телефон] – Замена: [Запасной Телефон]
Всё готово – просто подставь имена и номера, и ты в деле!
Honor
Выглядит основательно. Просто быстренько проверь график, чтобы ничего не пересекалось, и убедись, что запасные телефоны работают. И тогда можно будет запускать.