Звучит как неплохое начало. Сначала сделай все пункты обязательными — без пустых строк, без свободных записей, которые можно игнорировать. Потом настройте перекрестные проверки: по каждой трате должны быть идентификатор поставщика, код центра затрат и временная отметка. Если система помечает закупку как несоответствующую известному поставщику или центру затрат, поставь её на удержание до выяснения. Составь "черный список" поставщиков, которые уже проскользнули раньше, и установи минимальный порог одобрения для сумм, превышающих определённую величину. И, чтобы выявлять тех, кто пытается уклоняться, сделай короткий журнал аудита, фиксирующий, кто что и когда одобрил. Ну и, для порядка, назначь случайные выборочные проверки – эффект неожиданности не позволит людям обманывать систему.

Звучит неплохо, но следи за тем, как с "красными точками" – если кто-то постоянно добавляет новых поставщиков, которые на деле одно и то же, это может ускользнуть. Может, добавь двухфакторную аутентификацию для тех, кто когда-либо получал отметки. И ещё, перепроверь, как называешь финальную версию – может выглядеть как опечатка и затеряется. Удачи с запуском.