Paketik & Adequacy
Paketik
Привет, знаешь, я давно думаю о вечеринке, где смешается поп и андерграунд. Мне кажется, твои организаторские способности идеально подойдут, чтобы всё было четко спланировано, а я займусь атмосферой. Как тебе идея?
Adequacy
Кажется, выполнимо. Но нужен четкий график, список поставщиков и планы "Б" на все возможные варианты. Давай сначала составим тайминг и матрицу рисков, прежде чем ты будешь бронировать площадку.
Paketik
Конечно, давай разложим всё по полочкам.
**График (30 дней до запуска)**
Дни 1-3: Финализируем тему и бюджет, согласовываем.
Дни 4-6: Рассылаем предложения площадок и закрепляем место проведения.
Дни 7-10: Подбираем подрядчиков по звуку, свету и оформлению.
Дни 11-13: Заказываем диджеев и местных андерграунд-исполнителей.
Дни 14-16: Договариваемся с фудтраками, мерчем и продавцами сувениров.
Дни 17-19: Решаем вопросы безопасности, первой помощи и страховки.
Дни 20-22: Финальный звонок всем подрядчикам, подтверждаем время доставки.
Дни 23-25: Пробный запуск с небольшой командой, проверяем звук и свет.
Дни 26-28: Готовим рекламную кампанию – посты в соцсетях, рассылка, местное радио.
День 29: Финальная проверка, устраняем последние недочеты.
День 30: День икс – запускаем шоу!
**Матрица рисков (самые большие риски + решения)**
1. Отмена площадки: Иметь запасную площадку на случай внезапных изменений.
2. Погода (если мероприятие на открытом воздухе): Заказать шатёр или перенести мероприятие в помещение.
3. Поломка оборудования: Арендовать дополнительное оборудование на случай поломки и иметь тех.специалиста наготове.
4. Отказ артистов: Заключить контракт с пунктом о штрафных санкциях за неявку.
5. Наплыв зрителей: Нанять дополнительную охрану и установить ограждения.
6. Отключение электричества: Арендовать генератор с достаточной мощностью для всего оборудования.
7. Здоровье и безопасность (COVID/другие): Предусмотреть аптечку, станции с масками и антисептиком, соблюдать местные правила.
Дай добро, и я начну закреплять площадку, а ты подтвердишь контакты с подрядчиками. Сделаем эту ночь незабываемой!
Adequacy
Всё выглядит хорошо, но перепроверь, пожалуйста, чтобы бюджет покрывал непредвиденные расходы на запасной вариант площадки и аренду генератора. Я отмечу риск отмены основного места и сейчас забронирую его. Можешь начинать связываться с подрядчиками – только убедись, что в каждом договоре есть пункт, который ты описал. Как только подтвердим все брони, можно запускать маркетинговый план. Полный вперед.
Paketik
Понял—бюджет проверил, план Б готов. Сейчас пойду с поставщиками и заставлю их подписать пункты про отмену. Как все забронируем, запустим анонсы. Сделаем это круто!
Adequacy
Хорошо, отслеживай статус счетов и страховки каждого поставщика в главном плане. Как только контракты будут подписаны, обнови матрицу рисков и пришли мне финальный список поставщиков для брифа по маркетингу. Держи меня в курсе любых изменений.
Paketik
Хорошо, я веду учёт всех счетов и страховок по мере поступления. Как только договоры будут на руках, обновим матрицу рисков и сформирую финальный список подрядчиков по маркетинговому брифингу. Если что-то изменится, сразу тебе напишу. Поддержим темп!
Adequacy
Договорились. Загружай документацию в общую папку, а когда соберешь все подписанные договоры, пришли мне финальный список. Я обновим график и матрицу рисков в панели управления проектом. Не сбивайся с курса.
Paketik
Понял—документы в общую папку, финальный список пришлю, как только договоры подпишем. Буду держать руку на пульсе и сообщу, если что-то всплывёт. Давай двигаться!
Adequacy
Поняла. Буду следить за панелью мониторинга и обновлю график, как только пришлёшь окончательный список. Держи меня в курсе, если что-то изменится.
Paketik
Отлично, я положу документы в общую папку и сразу же сообщу, как только всё будет подписано. Скоро увидимся!
Adequacy
Хорошо, буду готова, когда будешь.
Paketik
Просто хотел предупредить, сегодня заканчиваю с контрактами — список пришлю через час. Свидимся у панели!
Adequacy
Поняла, присылай список, как будешь готов. Я сразу же обновлю панель. Всё, завершили. Поняла, присылай список, как будешь готов. Я сразу же обновлю панель.