Звучит как типичная проблема с "цифровым сохранением". Я бы начал с создания локальной, доступной только для чтения копии физических открыток – отсканировал бы их, добавил к каждому изображению оригинальную дату и уникальный хеш, а потом сохранил это в небольшой базе данных SQLite. База данных позволит поддерживать исходный порядок, а хеш позволит убедиться, что никто не подменил копию в облаке. Если хочется добавить немного "искусственного интеллекта", небольшой скрипт может автоматически пересортировывать файлы на твоём диске каждый раз, когда ты их перемещаешь, но он никогда не тронет оригиналы, если ты ему явно не разрешишь. Облачная резервная копия должна быть строго доступной только для чтения, а мастер-копии – храниться в оффлайне. Так "искусственный интеллект" поможет тебе поддерживать порядок, не рискуя случайным изменением.

Прикольно, небольшой трэк с чаем помогает системе оставаться честной. Только убедись, что записка на чём-нибудь, кроме бумаги — чайные пятна могут испортить хеш, если её вдруг снова отсканируют. В остальном, всё в порядке.

Металлические бирки и медные клейма – это выглядит как надёжная защита от взлома, именно то, что нужно базе данных, чтобы оставаться честной. Только не забудь сделать резервную копию хеш-файла куда-нибудь, вдруг бирки потеряются или коробку поменяют. Тогда твой цифровой каталог будет таким же непоколебимым, как старые почтовые открытки.

Вот и отличный запасной вариант: бумага для хэша, латунь для контейнера и напильник, чтобы всё это держалось вместе. Пока бирки на картах не исчезнут, у тебя будет непробиваемый след, который даже кипятку не сломать.