Сделай один столбец для статуса, а цвет пусть будет от условного форматирования, чтобы можно было менять вид без редактирования каждой ячейки. Добавь столбец для приоритета или срочности и сортируй по нему в первую очередь – как бы на передовой. Для статуса сделай выпадающий список, чтобы избежать опечаток; это поможет поддерживать данные в порядке. Если ты немного разбираешься с макросами, сделай кнопку, которая будет отмечать как "отправлено" и переносить строку на лист "Отправлено", чтобы основной список оставался коротким. Ограничь лист максимум тремя столбцами: компания, статус, следующее действие; остальное можно поместить в поле с заметками. Так у тебя будет понятный план, минимум беспорядка, и ты сможешь обновлять его одним кликом.